OpenDesk für Kommunen: Raus aus Microsoft, rein in die Realität

Die Stadt Neuburg an der Donau hat im Frühjahr getan, wofür andere Verwaltungen erst einen Lenkungskreis gründen: Sie hat Outlook abgeschaltet. Zwischen März und Juni 2026 zog der E-Mail-Verkehr auf openDesk um, und die Einrichtung kostete laut Born City (nach Angaben der Stadt) einen Betrag im unteren fünfstelligen Bereich. Das klingt nach einem Schnäppchen. Ist es vielleicht auch.

Nur steht im Kleingedruckten: Es ging um die Mail. Nicht um den ganzen Arbeitsplatz, nicht um die Fachverfahren und nicht um die eine Excel-Tabelle, die seit Jahren niemand mehr anfassen darf.

Ich finde den Fall trotzdem lehrreich, weil er die Frage stellt, die in den Sonntagsreden zur digitalen Souveränität gern ausgelassen wird: Was passiert am Montag danach? Über das große Bild habe ich vor ein paar Wochen schon geschrieben (Europa entdeckt die digitale Souveränität – und stellt fest, dass sie ziemlich viel Arbeit macht). Heute geht es um die Kleinteile. Um openDesk, das Paket, das der Bund als Alternative zu Microsoft 365 entwickeln lässt, und um die Frage, was davon bei einer Kommune ankommt, die weder ein großes Rechenzentrum noch ein Kubernetes-Team hat.

Ein Arbeitstag ohne Microsoft

Gehen wir den Tag einmal durch, so wie ihn eine Sachbearbeiterin erlebt, die morgens den Rechner anmacht und bis zum Feierabend nichts anderes will, als dass es funktioniert.

8:00 Uhr, die Mail. Statt Outlook und Exchange arbeitet die OX App Suite von Open-Xchange für Mail, Kalender und Kontakte. Das ist die am besten geübte Baustelle, Schleswig-Holstein hat damit schon zehntausende Postfächer umgezogen (dazu gleich mehr). Wer hauptsächlich Mails schreibt, merkt den Wechsel am wenigsten.

9:30 Uhr, die Datei. Hier übernimmt Nextcloud, was bei Microsoft SharePoint und OneDrive erledigen. Und hier muss ich kurz auf den Hinweis kommen, der mir wichtig ist: Nextcloud ist nicht openDesk, auch wenn es auf der Folie hübsch aussieht. In der Suite ist Nextcloud nur der Baustein für die Dateiablage, läuft in einem Kubernetes-Cluster hinter einem zentralen Login und folgt dem Takt der Suite, nicht dem eigenen. openDesk zieht erst auf eine neue Nextcloud-Hauptversion um, wenn die passende Enterprise-Version da ist. Deshalb lief openDesk 1.18 auf Nextcloud 33, als Nextcloud selbst längst weiter war. Und Sicherheitspatches, die Nextcloud ausschließlich für die Enterprise-Version veröffentlicht, gibt es in openDesk nur in der Enterprise Edition.

Meine eigene Nextcloud lebt in einem Docker-Container, ein Update sind ein paar Klicks in Portainer. Mit dem, was eine Kommune betreibt, hat das ungefähr so viel zu tun wie meine Küche mit einer Kantine.

11:00 Uhr, der Anruf. Teams-Chat und Teams-Meetings teilen sich hier zwei Programme auf: Element, das auf Matrix aufbaut, und Jitsi für Videokonferenzen. Wie viel Matrix man tatsächlich braucht, hebe ich mir für einen eigenen Beitrag auf.

14:00 Uhr, das Dokument. Word, Excel und PowerPoint macht Collabora Online im Browser, mit dem offenen ODF-Format als Standard. Und hier wird es ehrlich: Bei komplexen Formatierungen und bei Makros kann es zu Darstellungsproblemen kommen. In einer Verwaltung heißt „Makro“ meistens: Das hat 2011 jemand gebaut, und der ist inzwischen in Rente.

16:00 Uhr, das Projekt. OpenProject statt Planner, XWiki fürs Wissen, dazu eine Notizfunktion. Über allem hängt Univention Nubus als Anmeldung und Benutzerverwaltung, also das, was bei Microsoft Entra ID und Active Directory zusammenläuft.

Zum Nachschlagen die Übersetzung:

Microsoft	openDesk
Outlook, Exchange	OX App Suite (Open-Xchange)
Teams (Chat)	Element (Matrix)
Teams (Meetings)	Jitsi
Word, Excel, PowerPoint	Collabora Online
SharePoint, OneDrive	Nextcloud
Planner, Project	OpenProject
OneNote, Loop	XWiki, Notes
Entra ID, Active Directory	Univention Nubus

Und was sagt Redmond dazu?

Microsoft hat die Entwicklung nicht verschlafen. Souveränität gibt es dort inzwischen auch zu kaufen, als Produktmerkmal irgendwo zwischen „Pro“ und „Enterprise“.

Da ist die EU Data Boundary, mit der Kundendaten für Microsoft 365 in der EU und im EWR gespeichert und verarbeitet werden sollen. Da ist die Delos Cloud, eine SAP-Tochter, die für den deutschen öffentlichen Sektor eine souveräne Cloud auf Microsoft-Technik betreibt, mit Arvato Systems als Betreiber im Hintergrund. Und dazu kommt Microsoft 365 Local für private Cloud-Umgebungen.

Als Gegenargument taugt das nur halb, und das habe ich in meinem Souveränitäts-Beitrag schon angerissen: Ein Standort ist keine Kontrolle. Dort ging es um einen Anbieterverbund mit S3NS, einem Gemeinschaftsunternehmen von Thales und Google Cloud. Das Rechenzentrum steht in Europa, aber wer im Zweifel den Schalter umlegt, sagt die Adresse nicht. Dass Microsoft mit Data Guardian eine eigene Aufsicht für die Fälle einführt, in denen Techniker außerhalb Europas Zugriff brauchen, liest sich für mich so, als werde ein Kontrollsystem um einen Zugriff gebaut, den man nicht ausschließt.

Fair muss ich trotzdem bleiben. Ein Vergleich von Arvato Systems sieht Microsoft 365 bei Funktionsumfang und Bedienung klar vor openDesk. Der Haken dabei: Arvato betreibt die Delos Cloud, ist also nicht ganz unbeteiligt. Wegwischen würde ich den Satz trotzdem nicht. Wer Office, Teams und die Anbindung an die Fachverfahren jahrelang eingeübt hat, startet bei einem Wechsel nicht bei null, sondern im Minus.

Beim Geld wird es noch lustiger. Der eine Vergleich nennt die Microsoft-Lizenzen vergleichsweise günstig, wegen der Skaleneffekte, ein anderer hält die Kosten von openDesk für durchaus konkurrenzfähig, sofern man es selbst betreiben kann. Es kommt, wie so oft, darauf an, wer rechnet und was er in die Rechnung lässt.

Wo openDesk wirklich punktet, ist ohnehin etwas anderes: die Angst. Wer es selbst oder bei einem Betreiber seiner Wahl betreibt, muss sich weniger fragen, ob ein fremdes Gesetz, eine fremde Regierung oder ein fremder Preisstratege morgen den Hahn zudreht. Der Quellcode ist offen, der Anbieter austauschbar, und niemand legt einem per Mail ein neues Lizenzmodell vor die Tür. Das ist kein kleiner Vorteil, und es ist der Grund, warum ich das Ganze überhaupt verfolge.

Nur wäre es zu schön, wenn damit alles erledigt wäre. Wer selbst betreibt, hat auch die Verantwortung selbst: Updates, Backups und Ausfälle landen bei einem, und Souveränität heißt eben auch, dass niemand anderes schuld ist.

Außerdem ist openDesk nicht automatisch Selfhosting. Es gibt auch den Betrieb in einer Confidential Cloud bei einem internationalen Hyperscaler, und dort schrumpft der Vorteil deutlich.

Und ganz abhängigkeitsfrei wird es selbst im eigenen Rechenzentrum nicht. Sicherheitspatches, die Nextcloud nur für seine Enterprise-Version veröffentlicht, gibt es in openDesk ebenfalls nur in der Enterprise Edition. Man hängt also weiter an Herstellern, nur sind sie ersetzbar. Weniger Angst, nicht keine.

Bequem oder unabhängig. Beides gleichzeitig gibt es nicht, und wer etwas anderes verspricht, hat ein Produkt zu verkaufen.

Und rechnet sich das jemals?

Als jemand, der Open Source mag, würde ich hier gern „Ja, garantiert“ schreiben. Ich kann es nicht.

Das liegt an der Frage selbst. „Die Lizenz fällt weg“ klingt nach Ersparnis, aber das Geld bekommt trotzdem jemand, nur unter anderem Namen: Migration, Schulung, Anbindung der Fachverfahren, Doppelbetrieb in der Übergangszeit, danach Betrieb, Support und Updates. Ob das am Ende weniger ist als die Microsoft-Rechnung, hängt an drei Dingen: wie viele Arbeitsplätze es sind, wer das Ganze betreibt und was eigentlich ersetzt wird, nur die Mail oder gleich der ganze Arbeitsplatz.

Es gibt ein paar Zahlen, und sie widersprechen sich erfreulich deutlich.

Die Stadt Zürich hat mit der Berner Fachhochschule geprüft, ob openDesk Microsoft 365 ersetzen kann. Beim Geld kam heraus: Die Online-Lizenzen kosten rund 230 Franken im Jahr, und das ist mehr als 50 Prozent über vergleichbaren Microsoft-Lizenzen. Eine genaue Kostenanalyse sei erst möglich, wenn das Betriebsmodell geklärt ist. Dazu kamen Lücken: keine eigenen Apps für Desktop und Smartphone, keine externe Telefonie, kein Gegenstück zur Power Platform. Fairerweise muss man sagen, dass getestet wurde, als openDesk bei Version 1.7 und 1.8 stand. Heute sind wir bei 1.19.

Schleswig-Holstein, von dem gleich noch die Rede ist, rechnet anders. Das Land erwartet für 2026 über 15 Millionen Euro weniger Lizenzkosten und nennt im selben Atemzug rund 9 Millionen Euro einmalige Kosten für Migration und Weiterentwicklung. Was die Jahre davor gekostet haben, steht in der Meldung nicht. Etwa 80 Prozent der Arbeitsplätze laufen auf LibreOffice, der Rest hängt an Fachverfahren, und in einzelnen Bereichen herrscht laut Bericht weiter Frust. Das sind Zahlen des Landes selbst, eine Erwartung und keine Abrechnung.

Meiner Einschätzung nach können beide recht haben. Wer openDesk pro Nutzer als Dienstleistung einkauft, zahlt zunächst eher mehr als weniger. Gespart wird dort, wo sehr viele Arbeitsplätze auf viel Eigenleistung treffen. Eine Kommune dazwischen muss selbst rechnen, und zwar ehrlich.

Und dann ist da noch der Posten, der in keiner Tabelle steht: Wer beim Hersteller bleibt, überlässt ihm auch die Preisgestaltung. Abhängigkeit kostet ebenfalls, nur steht das nicht in der Preisliste, sondern in der nächsten Vertragsverlängerung.

Wer es schon probiert hat und wer wieder zurückgerudert ist

Fangen wir mit dem Klassiker an, den jeder auspackt, der Open Source in der Verwaltung kleinreden will: München. Die Stadt stieg 2013 auf Linux um und startete vier Jahre später ein Projekt für den Rückweg zu Windows. Das stimmt, und es ist trotzdem nur die halbe Geschichte, denn heute fährt München eine modulare, hybride Strategie, die beide Welten kennt. Der Open-Source-Beauftragte der Stadt sagt sinngemäß, dass Open Source den Wettbewerb belebt und in vielen Fällen zu günstigeren Preisen geführt hat. Rückzug sieht anders aus. Eher ein Erwachsenwerden.

Schleswig-Holstein macht es konsequenter, und in Etappen. Erst kam LibreOffice, dann zog das Land im Oktober 2025 mehr als 40.000 Konten mit weit über 100 Millionen Mails und Kalendereinträgen von Exchange und Outlook zu Open-Xchange und Thunderbird um. Die Ablösung von SharePoint durch Nextcloud lief zu dem Zeitpunkt noch. Wichtig für unser Thema: Das Land setzt dabei auf einzelne Bausteine und nicht auf openDesk als Gesamtpaket. Was das kostet und spart, steht im Abschnitt davor.

Zurück zu den Kommunen. Neuburg hat die Mail umgestellt, in Oberkirch läuft ein größeres Projekt, beide mit demselben Dienstleister aus Düsseldorf. Die Stadt Zürich testet, die Schweizer Bundesverwaltung will openDesk an rund 3.000 Arbeitsplätzen ausprobieren.

Auffällig ist, was bei dieser Aufzählung fehlt: Die greifbaren Beispiele sind Mail-Umstellungen, Pilotprojekte und Tests. Das ist kein Vorwurf, irgendwo muss man anfangen. Es heißt aber, dass die Frage, wie sich openDesk im Vollbetrieb einer Kommune über Jahre schlägt, noch niemand abschließend beantworten kann.

Die Lizenz ist weg. Der Betrieb nicht.

Das Teuerste an Software war nie die Lizenz. Man merkt es nur erst, wenn sie wegfällt.

openDesk läuft auf Kubernetes und wird per Helm (Paketmanager für Kubernetes) ausgerollt. Dahinter stecken, je nach Zählweise, rund neun ausgewachsene Open-Source-Anwendungen, und neun Anwendungen bedeuten neun Sicherheitsmeldungen, neun Upgradepfade und neun Stellen, an denen ein Update den Betrieb stören kann. Das ist keine Böswilligkeit, sondern Arithmetik. Seit Version 1.3 im April 2025 gibt es monatlich ein Feature-Release, dazwischen Patchreleases. Version 1.19 erschien am 1. Oktober 2026, die 1.19.1 fünf Tage später, und ZenDiS empfiehlt bei Patch-Releases ein zeitnahes Update. Wer das selbst betreibt, braucht also einen Prozess für schnelle Updates und jemanden, der ihn lebt.

Exkurs: Kubernetes, Proxmox und der Google-Reflex. An dieser Stelle fällt gern der Satz „Wir haben doch Proxmox“. Das ist kein Gegenargument, sondern eine andere Etage. Proxmox virtualisiert: Es liefert VMs und Container, lässt sich sauber mit Ansible und git automatisieren und kann im Cluster auch Ausfälle abfangen. Fällt ein Knoten aus, startet die VM auf einem anderen. Was in der VM läuft, weiß Proxmox nicht. Kubernetes kennt dagegen die einzelnen Dienste, prüft ihren Zustand, ersetzt kaputte Pods und rollt Updates Stück für Stück aus. Das nennt man Orchestrierung: Wie ein Dirigent sorgt Kubernetes dafür, dass jeder Container zur richtigen Zeit am richtigen Ort spielt und jemand einspringt, wenn einer ausfällt. Genau das braucht eine Suite aus rund neun Anwendungen. Proxmox, VMware oder bare metal sind also das Fundament, Kubernetes ist das Stockwerk darüber, und wer das Fundament beherrscht, hat noch lange kein Stockwerk. Richtig gut funktionieren auf der unteren Etage vor allem Backup und Restore: ganze VMs sichern und wieder hochholen. Wie man einen Kubernetes-Cluster samt Daten sauber sichert und zurückholt, ist dagegen eine eigene Frage.

Und wer jetzt sagt, Kubernetes sei von Google und er möge Google nicht: Historisch stimmt das, 2015 wurde es aber an die Cloud Native Computing Foundation unter dem Dach der Linux Foundation abgegeben. Es steht unter der Apache-Lizenz 2.0 und wird von vielen Firmen weiterentwickelt. Wer es selbst betreibt, bekommt kein Google dazu. Wem schon der Name nicht passt, nimmt eine Distribution wie k3s oder RKE2 (SUSE), OKD (Red Hat) oder Talos. Echte Alternativen wie Docker Swarm oder Nomad gibt es auch, nur helfen sie bei openDesk nicht: Es wird für Kubernetes gebaut und getestet.

Die Enterprise Edition ist für Organisationen mit über 500 Anwendern gedacht und kommt mit Support und festen Service-Levels. Die Community Edition empfiehlt ZenDiS kleineren und, Zitat, experimentierfreudigen Einrichtungen. Ein Wort, das man im Stadtrat selten hören will, wenn es um das Rathaus-Postfach geht.

Bleiben die Betriebsmodelle: im eigenen Rechenzentrum, als SaaS bei nationalen Hyperscalern oder in einer Confidential Cloud bei einem internationalen Anbieter. Seit dem 23. September 2026 dürfen auch private IT-Dienstleister eigene Angebote auf Basis der Enterprise Edition bauen, vorausgesetzt, sie bringen tiefe Open-Source- und Kubernetes-Expertise mit. Selbst in einer Großstadt mit gut 300.000 Einwohnern sitzen Kubernetes-Spezialisten nicht auf Vorrat im Rathaus. Meiner Einschätzung nach heißt das: Eigenbetrieb eher nicht. Es bleiben der kommunale IT-Dienstleister oder ein Anbieter, den jemand ausschreiben, bewerten und beaufsichtigen muss.

Die Lizenz ist weg. Die Arbeit ist geblieben, nur macht sie jetzt jemand anderes. Wer das in einer Stadt dieser Größe sein soll, steht in keiner Pressemitteilung.

Quellen & Verweise

• openDesk allgemein: ZenDiS – openDesk, die Office-Suite für die Öffentliche Verwaltung
• Betriebsmodelle und Editionen: ZenDiS – Betriebsmodelle von openDesk
• Komponenten: openDesk-Dokumentation – Operations: Introduction
• Nextcloud-Versionsstand und Enterprise-Patches: WZ-IT – openDesk-Partnerprogramm: was es für KMU bedeutet
• Neuburg, Oberkirch und Partnerprogramm: Born City – ZenDiS öffnet Partnerprogramm erstmals für private IT-Dienstleister
• Betriebsaufwand und Release-Rhythmus: Never Code Alone – openDesk: souveräne Office-Suite 2026
• Schleswig-Holstein: The Register – Schleswig-Holstein waves Auf Wiedersehen to Microsoft stack und Cybernews – Schleswig-Holstein verbannt Microsoft-Dienste im Namen digitaler Souveränität
• München und Open-Source-Strategien: ingenieur.de – Kiel schafft Windows ab: So läuft der Umstieg auf Open Source in der Verwaltung
• Schweiz und 15-Millionen-Angabe: Cybernews – Europäische Microsoft-Alternative openDesk expandiert in den Privatsektor
• Microsofts Souveränitätsangebote: Microsoft – Announcing comprehensive sovereign solutions empowering European organizations und Souveränität in der Cloud (Delos)
• Vergleich mit Microsoft 365: Schieb.de – OpenDesk: Die europäische Alternative zu Microsoft 365 und Arvato Systems – openDesk vs. Microsoft 365 for Public Administration
• Kosten und Wirtschaftlichkeit: BFH – openDesk Evaluation for City of Zurich, heise – Goodbye, Microsoft: Schleswig-Holstein relies on Open Source and saves millions und WinFuture – Schleswig-Holstein: Meilenstein in der Umstellung weg von Microsoft